a) L'inscription, qui se fait en ligne depuis notre site internet www.cecalait.fr, engage ACTALIA Cecalait et le laboratoire client. Il signifie que ce dernier s'engage à respecter les dispositions décrites ci-après et les conditions générales de vente. Dès réception de la commande, dans la limite du délai d’inscription autorisé, le laboratoire est enregistré et sera dès lors destinataire des échantillons commandés.
ACTALIA Cecalait propose une cotisation individuelle annuelle qui permet de bénéficier de tarifs privilégiés pour les essais d'aptitude et la fourniture d'informations bibliographiques, ainsi que d'une information gratuite par le biais d'un bulletin périodique, la Lettre de Cecalait. Pour cotiser, remplir et valider le formulaire dans votre espace client de notre site internet, rubrique « Mes informations », « Cotisation ».
b) Critères d’inscription : Tout client qui ne serait pas à jour du règlement de ses factures verra son inscription refusée. Pour les commandes ponctuelles, celles-ci doivent être validées avant 15h (valable du lundi au jeudi). Toute commande ponctuelle ne sera acceptée que dans la limite de validité des échantillons et des stocks disponibles.
c) ACTALIA Cecalait ne peut être tenu pour responsable d'anomalie ou d'incident relevant d'une utilisation ou d'une manipulation inappropriée du produit fourni, ni des conséquences qui en découlent. Dans tous les cas, la prestation reste due.
d) Toute inscription sera facturée selon les tarifs en vigueur édités par ACTALIA Cecalait, en même temps que le renvoi des traitements statistiques aux laboratoires pour les essais d'aptitude et en cours d'année pour les échantillons à teneur garantie.
Le montant indiqué correspond au montant net devant être perçu par ACTALIA Cecalait.
e) Une annulation d'inscription ne peut être prise en compte que si elle parvient à ACTALIA Cecalait avant la date d'envoi des échantillons. Si la commande est validée sur votre espace client, la demande d’annulation doit être transmise par mail à cecalait@actalia.eu, sinon elle peut être supprimée directement sur le site. Une annulation téléphonique doit être confirmée par écrit.
f) La communication avec les laboratoires utilisateurs se fait via le compte (espace) client de notre site internet (téléchargement des fichiers de résultats vierges, des rapports statistiques d'essais d'aptitude, des valeurs de référence…). Les adresses utilisées à ces effets sont celles enregistrées dans la rubrique "Mes contacts" de l'espace client du site. Celles-ci peuvent être modifiées, supprimées ou ajoutées, à votre demande, en cours d'année, grâce au formulaire disponible dans cette rubrique.
g) Les colis sont envoyés par transporteur express en température dirigée.
Les échantillons sont donc conservés et maintenus à la température adaptée tout le long de leur acheminement jusqu’à destination afin d’assurer leur intégrité :
Il est donc de la responsabilité du client de stocker immédiatement à réception le colis à la température adéquate (congélateur, température ambiante, réfrigérateur) selon la nature des échantillons.
ACTALIA Cecalait se décharge en conséquence de toute responsabilité relative à la température du colis après la livraison. En cas de refus de colis (reçu dans les délais de livraison), les frais de retour sont à la charge du client.
h) Processus de réclamation/recours/appel : Les réclamations se font depuis votre espace client de notre site internet www.cecalait.fr. Elles sont centralisées auprès de Mme Nadine TROSSAT (téléphone 03.84.73.63.12 - mail : n.trossat@actalia.eu). Les réclamations spécifiques au transport sont orientées sur Mme Camille BARDET (téléphone 03.84.73.63.20 - mail : c.bardet@actalia.eu). Elles se chargeront de l'enregistrement de votre réclamation, du suivi de son traitement avec les services concernés et de réaliser une réponse en retour. Le processus de traitement des réclamations/appels est mis à disposition sur simple demande.
i) Pour les essais d’aptitude spécifiquement :
- ACTALIA Cecalait propose des essais d’aptitude dont certains sont couverts d’accréditation¨.
¨ « accréditation n°1-2473, comparaisons interlaboratoires, portée disponible sur www.cofrac.fr » selon la norme NF EN ISO/CEI 17043 (se référer à l’annexe technique d’accréditation pour la version en vigueur).
ACTALIA Cecalait est accrédité en portée flexible.
En portée flexible, ACTALIA Cecalait est reconnu compétent pour modifier, développer et mettre en œuvre toute comparaison interlaboratoires dans le cadre des domaines de compétences couvert par la portée générale et selon les exigences décrites dans le document Cofrac LAB CIL REF 08 (disponible sur www.cofrac.fr). .
La portée générale définit le champ général pour lequel ACTALIA Cecalait est accrédité, mais seule la portée détaillée recense la liste exhaustive des comparaisons interlaboratoires proposées sous accréditation¨. Celle-ci est disponible sur simple demande auprès d’ACTALIA Cecalait mais également sur le site internet www.cecalait.fr
- Critère d'éligibilité : tous les laboratoires peuvent participer aux essais d'aptitude Cecalait qu'ils soient accrédités ou non.
- ACTALIA Cecalait se réserve la possibilité d'annuler un critère dans le cas d'une participation de moins de 10 laboratoires (afin de garantir la validité du traitement statistique).
- Sous-traitance / Prestation externe :
w De manière générale, ACTALIA Cecalait ne fait pas appel à des sous-traitants ou des prestataires externes pour la réalisation d’un essai d’aptitude. Néanmoins, il se peut que divers aspects du programme d’essais d’aptitude soient ponctuellement sous-traités/réalisés par un prestataire externe.
Dans ce cas, le participant/client est bien évidemment prévenu et la prestation est confiée à un sous-traitant/prestataire compétent dont ACTALIA Cecalait en a la charge.
Certaines activités ne seront néanmoins jamais sous-traitées/externalisées :
- Collusion / Falsification :
Nous vous rappelons que l'objectif d'un essai d'aptitude est d'évaluer la performance du laboratoire participant. Nous attirons donc l'attention du participant, qu'il est dans son intérêt et se doit de rendre des résultats obtenus de manière intègre.
Le laboratoire participant s’engage à ne pas commettre de collusion avec d’autres participants et s’engage à ne pas falsifier ses résultats.
Néanmoins, malgré ces précautions, si ACTALIA Cecalait a connaissance d'une éventuelle collusion/falsification, le laboratoire sera sanctionné : ses résultats à l’essai d'aptitude ne seront pas pris en compte et le laboratoire ne recevra pas le rapport d’essai d’aptitude auquel il a participé. La facturation sera néanmoins due.
- Les laboratoires participants, dans leur propre intérêt, doivent respecter les délais de renvoi des résultats précisés sur les feuilles de résultats. Dans le cas contraire, ACTALIA Cecalait mettra en œuvre le traitement statistique sans tenir compte des résultats des laboratoires retardataires. Dans ce cas, la facturation intégrale de l'essai sera maintenue.
- Les résultats des traitements statistiques anonymes ainsi que le numéro d’identification sont accessibles sur l’espace personnel du site internet de chaque client.
- Le retour du traitement après envoi des échantillons (sous réserve du respect de la date de retour des résultats par les participants) sera au maximum le premier jour ouvré qui suit le :
- 25ème jour pour les essais d'aptitude activité phosphatasique, acidité, lipolyse, crème, lactosérum, lactosérum concentré, lactosérum sec et flore pathogène dans le fromage formule 3 critères « Listeria »,
- 30ème jour pour les essais d'aptitude lait homogénéisé, fromage frais, beurre, acétone-BHB, PAG, flore pathogène dans le lait cru formule 4 critères, flore pathogène dans le fromage formule 5 critères, antibiotiques et les spores butyriques,
- 35ème jour pour les autres essais d'aptitude.
- Confidentialité :
w La participation aux essais d'aptitude d’ACTALIA Cecalait entraîne de manière contractuelle (validation du bon de commande) l'acceptation par le participant de l'utilisation anonyme de ses résultats à des fins d'intérêt collectif (détermination des valeurs assignées, étude de l'amélioration des méthodes, de la performance, etc.).
w L’identité du participant/client ainsi que l’ensemble des documents et informations qu’il a fourni sont traités comme confidentiels, sauf si celui-ci lève la confidentialité ou que cela est convenu à l’avance contractuellement entre le participant/client et ACTALIA Cecalait.
w Toutefois, ACTALIA Cecalait peut être tenu de diffuser ces informations, de divulguer des informations confidentielles (notamment les résultats d’un essai d'aptitude) :
- par des engagements contractuels notamment dans le cas d’audits interne ou externe.
- dans des circonstances exceptionnelles, telles que la loi, une autorité réglementaire ou autorisé par des dispositions contractuelles
Le client concerné sera alors averti par écrit de cette action dans un délai d’une semaine sauf si la loi l’interdit.
w Les informations sur le participant ou le client obtenues auprès d’une source autre que le participant ou le client (par exemple, plaignant ou autorité réglementaire) sont maintenues également confidentielles. L’identité de la source est maintenue confidentielle et ne sera pas divulguée au participant ou au client, sauf accord de la source.
- Autorisation à faire référence à l’accréditation : Conformément aux règles établies dans le document Cofrac GEN REF 11 : « Règles générales pour la référence à l’accréditation et aux accords de reconnaissance internationaux», les clients ne sont pas autorisés à utiliser la marque d’accréditation d’ACTALIA Cecalait c’est-à-dire les logos Cofrac/Essais et Cofrac/Comparaisons interlaboratoires d’ACTALIA Cecalait (en dehors de la reproduction intégrale des documents qu’ACTALIA Cecalait lui a émis, notamment les rapports).
Ce document est consultable :
ACTALIA Cecalait s’assure néanmoins du respect par ses clients des règles établies dans le document Cofrac GEN REF 11.
Ainsi, dans le cas où ACTALIA Cecalait aurait connaissance d’un usage erroné de son accréditation par un de ses clients, ACTALIA Cecalait prendra contact avec ce client :
Aussi et conformément au document GEN REF 11, si ACTALIA Cecalait constate une mauvaise utilisation ou un usage abusif de la marque d’accréditation, ou du logo Cofrac, il s’en rapportera au Cofrac.
- Les essais d’aptitude sont facturés comme indiqué ci-dessous :
w Une partie fixe, intitulée frais d'inscription, qui couvre les frais d'organisation, d'inscription, de gestion des participants, et d'envoi des échantillons.
w Une partie variable, intitulée frais de participation, proportionnelle au nombre de critères, au nombre de méthodes auxquels s'est inscrit le laboratoire participant et au nombre de résultat(s) supplémentaire(s) rendu. Elle couvre les frais de traitement pour une seule série de données, de gestion des participants et d'envoi des résultats aux laboratoires. Tout résultat rendu est facturé.
w Certains critères peuvent présenter un supplément tarifaire correspondant à la fourniture d'échantillons spécifiques.
- En aucun cas, ACTALIA Cecalait ne peut être tenu responsable des conséquences liées aux résultats d’un laboratoire aux essais d’aptitude.
- Pour tout recours / appel concernant l'évaluation de votre performance, merci de nous informer par écrit (courrier postal ou mail) dans les 2 semaines après avoir reçu le rapport d'essai d'aptitude. Dans ce cas, nous vous contacterons pour le traitement de votre réclamation.
j) Pour les échantillons à teneur garantie spécifiquement :
- Est considéré comme abonnement, toute commande d'un même critère, pour un même ETG, pour une période minimale de 6 mois consécutifs. La facturation se fait, dans ce cas, au prorata du nombre d'envois à effectuer.
Accréditation n° 1-5577, essais, n° 1-2473, comparaisons interlaboratoires, portée disponible sur www.cofrac.fr
